Cómo realizar una reunión virtual efectiva

Por Molly Lynyak

¿Sabía usted que ASTM ofrece tanto líneas de teleconferencia como una plataforma de reuniones virtuales a través de WebEx para realizar reuniones de comités técnicos? Aquí incluimos información y consejos para ayudarlo a decidir cuál es la mejor plataforma para su reunión y ayudar a que su reunión sea un éxito.

Líneas de conferencia. Esta es la mejor opción para los grupos pequeños en los que la presentación de información en pantalla no es tan importante.

WebEx. Esta plataforma proporciona diversas opciones para compartir la pantalla, presentar información ante grupos pequeños y grandes, arribar a un consenso mediante votaciones y gestos afirmativos y negativos virtuales, herramientas de registro y mucho más.

Hay tres tipos de sedes WebEx (denominadas WebEx Centers) que le permiten elegir la mejor opción para su tipo de reunión:

1. WebEx Meeting. Es el WebEx Center más usado y permite que los usuarios colaboren fácilmente gracias a que la posibilidad de compartir una pantalla se puede transferir a otros participantes. Las funciones de chat, la posibilidad de compartir la pantalla y el registro son todas las opciones de esta modalidad.

2. WebEx Training. Con más controles incorporados, WebEx Training permite al anfitrión convertir a los usuarios en presentadores o panelistas, crear subsesiones, recabar votos mediante el uso de marcas de verificación o “X”, llamar a los miembros en el orden en que alzan las manos, seleccionar requisitos de registro y funciones de encuestas formales y mucho más.

3. WebEx Event. Los eventos a gran escala, tales como talleres, conferencias o seminarios, por ejemplo, funcionan bien en este tipo de WebEx Center, cuando hay varios panelistas y no es necesaria la colaboración entre los asistentes y los presentadores.

Su gerente de personal o asistente administrativo pueden ayudarlo a decidir cuál es el tipo de plataforma de reuniones virtuales más adecuado para sus necesidades.

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Consejos para su reunión virtual

Antes de la reunión:

• Participe en una sesión de capacitación en WebEx para miembros de ASTM
• Asegúrese de contar con el enlace de WebEx para unirse a la reunión virtual en cuestión
• Planifique iniciar sesión en su reunión en WebEx cinco minutos más temprano
• Si usted es el anfitrión, imprima la hoja de asistencia de su reunión y actualice las listas
• Confirme quién tomará asistencia y redactará el acta

Durante la reunión:

• Si usted es el anfitrión o presentador, esté preparado para abrir los documentos de la reunión que podría querer compartir en pantalla
• Silencie su línea de teléfono cuando no esté hablando para evitar los ruidos indeseados
• Active o desactive el video según sea necesario (para las reuniones largas, se recomienda dejar el video desactivado para evitar inconvenientes con el ancho de banda)
• Use la función de chat para fomentar las preguntas o los comentarios
• Comuníquese por correo electrónico en caso de tener dificultades técnicas

Obtenga más información aquí, que incluye un enlace a Orientación y materiales: el uso de WebEx Meetings por los miembros de ASTM

Molly Lynyak es una gerente de personal de ASTM International.