Para coordinadores de grupos de tareas y contactos técnicos

Capacítese para las funciones que cumple en su comité

Por Cicely Enright

¿Es nuevo como coordinador de grupo de tareas o contacto técnico? Hay una capacitación de ASTM para ello, y la próxima sesión programada y las diapositivas que vienen con ella se pueden encontrar en el sitio web de ASTM.

Aquí podrá acceder a una vista previa (obtendrá más información detallada de la capacitación y tendrá la oportunidad de hacer preguntas) y algunos consejos para esas funciones.

Como coordinador de grupo de tareas o contacto técnico, usted lidera el trabajo sobre nuevos estándares o revisiones y reaprobaciones. En 2016, ese trabajo dio lugar a 180 nuevos estándares, casi 2000 estándares revisados, y un total de casi 3000 acciones de estándares. Un grupo de tareas puede variar en tamaño desde unos pocos hasta 60 personas, en función de la complejidad del trabajo y el interés en él; el tamaño óptimo puede ser de una docena, aproximadamente.

Dependiendo del trabajo, es posible tener un líder de grupo de tareas y algunos contactos técnicos. (Un contacto técnico es el autor principal del estándar o la sección del estándar). Si un estándar tiene varias revisiones en progreso, se recomienda un contacto técnico separado para cada ítem de trabajo, con un coordinador de grupo de tareas responsable por el estándar en general.

Aunque usted comparte la responsabilidad, ASTM International brinda las herramientas de apoyo.

Una herramienta central es el área de colaboración. Desarrolladas para el uso y las necesidades de los miembros de ASTM, las áreas de colaboración pueden iniciarse cuando un ítem de trabajo es registrado por primera vez, o posteriormente, si decide que un área de colaboración sería una herramienta útil para producir el documento. Puede cargar borradores (y mantener los desactualizados) y archivos relacionados y enviar comentarios en un área de colaboración. Puede acceder a áreas de colaboración iniciando sesión en MyASTM (Mi ASTM), visitando la página MyCommittees (Mis comités), y buscando en la barra MyTools (Mis Herramientas) el enlace Collaboration Area (Área de colaboración). Consejo útil: Asegúrese de guardar archivos importantes en un archivo personal ya que las áreas de colaboración se cierran una vez que el ítem de trabajo es aprobado.

Para registrar el ítem de trabajo (número de seguimiento del documento) — que puede ser un nuevo estándar, o una revisión— vaya a la sección MyTools (Mis herramientas), en Ballots and Work Items (Votos e ítems de trabajo), y seleccione Submit/Edit (Enviar/Editar). Luego haga clic en “I need to register a Work Item for a Revision or New Standard” (Necesito registrar un Ítem de trabajo para una revisión o un nuevo estándar) y luego opte por un nuevo estándar propuesto o revisiones de ASTM International a un estándar existente de ASTM International. Una serie de ventanas le guiarán durante el resto del proceso.

Ahora que tiene un ítem de trabajo y un área de colaboración, está listo para una reunión virtual que puede ser útil. Para hacerlo, vaya a la página MyCommittees (Mis comités) y luego a la barra MyTools (Mis herramientas). Ahí podrá organizar una reunión vía WebEx, que le permite ver y revisar un documento durante su discusión.

Una agenda y cualquier otro documento de preparación le ayudarán a que su reunión sea más efectiva. Se recomienda:

• Comience a tiempo;
• Revise la agenda y verifique lo que se necesita antes de aprobar;
• Asegúrese de que los participantes sepan cómo iniciar sesión y usar las herramientas de la reunión virtual;
• Reconozca a aquellos que deseen hablar; y
• Mantenga el orden.

Parte de su agenda incluirá cualquier resultado de votación que necesite revisión y atención, y cualquier medida de acción de la reunión anterior.

Después de la reunión, el informe de su grupo de tareas, que será revisado en la reunión del subcomité e irá en las actas del subcomité, debe tener el estado de proyecto y una línea de tiempo proyectada con logros; recomendaciones sobre los ítems para votación; recomendaciones para la disposición de los votos negativos; cualquier solicitud para el equipo del Estudio entre laboratorios; y otros asuntos que deben ser parte del informe. Consejo útil: Piense en esto desde la perspectiva de que los miembros no pueden asistir a cada reunión en la que tienen interés, así que ofrezca un breve resumen de su trabajo y de sus acciones.

Suponga ahora que su grupo de tareas ha colaborado y producido un borrador listo para votación. Ahora usted puede ir a Ballots/Work Items (Votaciones/Ítems de trabajo) [nuevamente en la barra MyTools (Mis Herramientas) en el área de MyCommittees (Mis Comités), y luego Submit/Edit (Enviar/Editar) y finalmente escoja “I need to submit an item to ballot” (Necesito enviar un ítem para votación)]. Puede ingresar la información sobre el ítem para votación y cargar el documento. Durante una votación abierta, el contacto técnico será notificado sobre los votos negativos y comentarios de modo que tanto el contacto técnico como el presidente del subcomité puedan ver, imprimir y descargar los votos negativos/comentarios. (Para más información sobre votos negativos, considere asistir a la sesión que trata el tema; haga clic aquí.

Algunos consejos

• La comunicación, como probablemente sabe, es clave (y una llamada telefónica al votante puede ser más útil que un correo electrónico).
• Divida el trabajo sobre un estándar de modo que encaje con el trabajo. Si un estándar es complejo y puede dividirse de forma natural en dos, tres o más proyectos/ítems de trabajo, ese puede ser el mejor enfoque.
• Programe reuniones de acuerdo a la cantidad de trabajo técnico que planea o necesita realizar en una reunión. Si se necesita lograr mucho, una reunión de grupo de tareas enfocada específicamente en un estándar, o en parte de un estándar, puede ser más eficiente que pasar tiempo en la reunión de un subcomité.
• Al alistar un ítem de trabajo para votación, prepare una justificación que lo acompañe: “El código de construcción ha cambiado, por lo que el estándar necesita cambiar”, o “esta parte del estándar involucra tecnología que ha evolucionado para ser como x en lugar de w”. A menudo, mientras más miembros del comité entienden la justificación, mejor entenderán los cambios técnicos actuales propuestos y eso puede ayudar a reducir los votos negativos.
• Recuerde que el estándar completo no será adjuntado a una votación si el estándar está siendo votado para reaprobación. En caso necesario, los miembros deben solicitar una copia del estándar completo para revisarlo antes de votar.

Haga uso de las herramientas de ASTM, incluyendo:

• Modelos de estándares
• El manual de forma y estilo
• Reglamentos, y
• Equipo del programa de estudio entre laboratorios, y
  Asistencia editorial previa a la votación: entre en contacto con Kathleen Peters (teléfono +1.610.832.9650).

Y finalmente, su gerente de personal está aquí para ayudar. Entre en contacto con ellos ante cualquier duda en el proceso.