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Una de las imágenes más perdurables de los años de COVID-19 fue la de docenas de grandes buques de carga a la espera en alta mar cerca de Long Beach (California). Este importante puerto, junto con muchos otros de todo el mundo, enfrentaba importantes cuellos de botella logísticos, incluso mientras los consumidores, confinados en sus casas, encargaban panificadoras y aparatos de gimnasia.

Aunque estas interrupciones de la cadena de suministro finalmente, terminaron, los profesionales del transporte y la logística (T&L) tuvieron que enfrentar una incómoda realidad. La mejora de la coordinación de la información entre los muchos participantes en el proceso de movimiento de mercancías (GMP, por sus siglas en inglés) se vio obstaculizada por la dependencia de métodos anticuados de comunicación y la falta de una terminología coherente incluso para los pasos más básicos de dicho proceso.

El año 2022, ASTM International creó el comité de información digital en la cadena de suministro (F49). Su ámbito se definió como “La promoción del conocimiento; el estímulo de la investigación y el desarrollo de estándares y especificaciones; la formulación de definiciones y terminología; y el desarrollo de prácticas recomendadas y guías relacionadas con el intercambio y uso de información digital sobre la cadena de suministro”.

PARA USTED: Intercambio de información en la cadena de suministro

En los cerca de dos años transcurridos desde su creación, el F49 ya comenzó a marcar la diferencia al ayudar a mejorar algunos de los problemas del proceso de movimiento de mercancías (GMP) puestos de manifiesto durante la pandemia. Entre otras iniciativas, se están preparando estándares básicos sobre terminología y se está trabajando para abordar la cuestión crucial de la disponibilidad de contenedores.

Un inicio rápido

El rápido crecimiento del comité y la cantidad de trabajo que ya ha completado hablan de la importancia crítica de mejorar la eficiencia del GMP.

El comité ha atraído a casi 100 miembros de todo el mundo, incluidos representantes de partes interesadas fundamentales como el Centro de las Naciones Unidas para la Facilitación del Comercio y el Comercio Electrónico (UN/CEFACT) y GS1, una organización internacional de desarrollo de estándares (SDO) más conocida por los códigos de barras. Los siete subcomités del F49 han generado la impresionante cifra de 17 temas de trabajo activos. Sin embargo, estos logros no fueron fáciles.

"Necesitábamos un poco de tiempo para organizarnos en torno a los distintos subcomités y a la forma de garantizar la armonización de sus actividades”, afirma Jaco Voorspuij. Voorspuij, miembro fundador de F49 y presidente del subcomité de prácticas recomendadas, guías y especificaciones (F49.04), considera que el principal objetivo del comité es “permitir una coordinación y colaboración eficaces y eficientes en todas las GMP. Un flujo de mercancías uniforme y previsible requiere que todas las partes interesadas se esfuercen por coordinar sus actividades relacionadas”.

Michael Darden, presidente del subcomité de terminología (F49.01), profundiza en este aspecto. “Nuestros esfuerzos se concentran en los elementos de trabajo de ASTM diseñados para segmentar las GMP en fases identificables con eventos de hitos precisos, comunes a todos los movimientos de carga en todas las modalidades de transporte”.

Un léxico común

Identificar las etapas específicas de las buenas prácticas de fabricación y descomponerlas para comprender sus componentes son tareas complejas, agravadas todavía más, por la falta de un léxico común. El F49.01, con contribuciones de otros subcomités F49, ha logrado grandes progresos en esta área, como lo demuestra la aprobación a principios de este año de la terminología estándar para las definiciones fundamentales precisas para las GMP (F3682).

“Cuando se formó el comité F49 en 2022, el comité ejecutivo delineó el alcance de nuestro trabajo e inició una estrategia para dividir el trabajo de estandarización de los eventos críticos de la cadena de suministro en una nueva rúbrica de estados que ocurren durante las etapas del proceso de movimiento de mercancías”, explica Darden. F3682 define cinco etapas de las GMP: previsión, planificación, ejecución, conciliación y análisis. También define los “eventos” relacionados que se producen en cada envío: registrado, prerreservado, reservado, en ruta, entregado, facturado y archivado.

El estándar de terminología se presentó por primera vez con diez términos básicos, y desde entonces se ha ido perfeccionando y ampliando, lo que se refleja en los 13 elementos de trabajo activos que figuran actualmente en el nuevo estándar. Darden señala que varios de ellos se convertirán en modificaciones de F3682, en lugar de estándares independientes.

Por ejemplo, “WK88045 a WK88050 son elementos de trabajo específicos para definir los eventos que se producen durante el proceso de movimiento de mercancías”, explica. “Pero no serán nuevos estándares, sino mejoras del actual F3682. Estos elementos de trabajo se generaron al inicio del proceso de desarrollo para establecer la hoja de ruta que permitiera abordar un proceso amplio y fragmentado como el movimiento de mercancías en la cadena de suministro”.

El análisis de estos seis puntos de trabajo permite comprender cómo los miembros de F49.01 han separado los distintos eslabones de este “proceso fragmentado” para hacer más manejable la definición de los términos. Cada elemento de trabajo abarca “términos de evento” que entran en estos vínculos: registrado a prereservado; prerreservado a reservado; reservado a en ruta; en ruta a entregado; entregado a facturado; y facturado a archivado.

“Estos elementos de trabajo se desarrollaron para recopilar de los representantes de la industria los “eventos” que se producen durante las etapas que tienen una duración mínima y los “estados” que tienen una duración medible”, explica Darden. “El objetivo general es que, si estandarizamos los términos y el formato para que la información sobre las transacciones de transporte se comparta de forma coherente, las partes interesadas que cumplan y adopten el proceso de movimiento de mercancías de F49 para comunicarse con sus socios logísticos podrán lograr la interoperabilidad y la interconexión”.

Voorspuij señala que, aunque los subcomités pudieron partir de la base de términos y definiciones disponibles de otros SDO, “resulta sorprende que, muchos de los términos más utilizados en T&L no tenían definiciones sin ambigüedades. F49.04 (en colaboración con F49.01) agregó las definiciones que faltaban”.

Un ejemplo sorprendente que cita Voorspuij es el término “carga”. “No pudimos encontrar definiciones claras de organizaciones de estandarización mundiales como UN/CEFACT y GS1, a pesar de que llevan décadas trabajando en estándares para la cadena de suministro y el transporte y la logística (T&L). En el comité nos decidimos por 'una unidad de transporte o una agrupación de unidades de transporte reunidas para ser transportadas en el marco de uno o varios contratos de transporte'”.

 
El restablecimiento de cadenas de suministro eficaces fue fundamental tras la pandemia de COVID-19.

“Una de las cosas de las que estoy más orgulloso es de la amplia gama de expertos mundiales en la cadena de suministro que contribuyen a la armonización de términos y definiciones, de modo que 'lo que se envía es lo que se entiende' en la recepción”, dice Darden. También señala que los estatutos del F49 requieren que el subcomité de terminología tenga un representante en cada una de las reuniones de los demás subcomités para establecer una terminología coherente.

Propietarios beneficiarios de la carga

Para comprender mejor el trabajo realizado por el comité y sus subcomités, es fundamental el concepto de propietario beneficiario de la carga (BCO, por sus siglas en inglés).

“La idea fundamental está en las dos últimas palabras del término”, comenta Voorspuij. “En cualquier punto del trayecto de las mercancías transportadas como carga desde el vendedor hasta el comprador, uno de ellos es el propietario legal de la carga. Ese propietario legal es el BCO. La propiedad legal puede cambiar durante el viaje en un punto concreto acordado por el vendedor y el comprador en su contrato de compraventa. Por ejemplo, la propiedad suele transferirse del vendedor al comprador cuando la carga sale del puerto donde se importa al país del comprador”.

Voorspuij indica que el enfoque del F49 sobre las GMP está vinculdo con las necesidades de la cadena de suministro como un todo y de los BCO en particular. Desde la perspectiva de estos últimos, las mercancías deben fluir de la forma más uniforme y previsible posible. Pero para lograr este objetivo, las partes interesadas deben permitir la coordinación de sus actividades conectadas. Cuando falta esta coordinación, pueden producirse problemas.

A nivel de subcomité, Voorspuij describe un esfuerzo por identificar cuellos de botella u otros problemas que impidan un flujo uniforme de la carga. “Las prácticas recomendadas en las que estamos trabajando en F49.04 tienen la intención de ayudar a la industria a abordar, o incluso resolver, los cuellos de botella ofreciendo una alineación mucho mejor de las actividades de las partes interesadas implicadas, así como eliminando la confusión sobre el proceso, los términos y las definiciones intercambiadas entre las partes interesadas”.

“Actualmente, la mayoría de los problemas e interrupciones se producen en los puntos de transferencia entre las partes interesadas en las operaciones de T&L, generalmente como consecuencia de la falta de un intercambio oportuno de la información necesaria”, añade. “Esa información también debe entenderse correctamente entre las partes interesadas. Nuestro comité está muy interesado en permitir una coordinación y colaboración eficaces y eficientes en todas las GMP”.

Un ejemplo común de una situación en la que con frecuencia no se intercambia información a su debido tiempo es el transporte del contenedor desde la terminal portuaria hasta su siguiente destino en tierra. “La mayor parte de las terminales comunicarán que el contenedor está disponible solamente cuando haya alcanzado dicho estado”, señala Voorspuij. “Es decir, que la planificación del próximo transporte debe de comenzar después.

Por lo tanto, dicha planificación debe hacerse rápidamente. Hay un tiempo limitado antes de que el contenedor deba ser transportado para no incurrir en cargos adicionales”.

Lo óptimo sería que la terminal portuaria pudiera dar una estimación sobre la fecha probable en que el contenedor estará disponible, a fin de que pueda planificarse de forma más holgada el siguiente movimiento de transporte y evitar costos y cargos innecesarios. Este tipo de coordinación también debería asegurar un flujo más uniforme de la carga a través del puerto y la terminal.

Disponibilidad de contenedores

ASTM no es en absoluto la única organización activa en el campo de desarrollo de estándares de Transporte y Logística (T&L). Además de UN/CEFACT y GS1, la Cámara de Comercio Internacional (CCI), la Organización Hidrográfica Internacional (OHI) y la Organización Marítima Internacional (OMI) son algunas de las organizaciones que trabajan para mejorar la eficacia de las prácticas de fabricación mediante estándares específicos.

Otro contribuyente importante es la Comisión Marítima Federal (FMC, por sus siglas en inglés), a través de su Iniciativa de Datos sobre Transporte Marítimo (MTDI, por sus siglas en inglés). Un informe publicado por la FMC en abril de 2023, “Recommendations on the Maritime Transportation Data System Requirements” (Recomendaciones sobre los requisitos del sistema de datos de transporte marítimo), resaltaba los problemas encontrados durante la pandemia y proponía enfocarse en ciertos objetivos fundamentales. Contenía un léxico de 200 términos y definiciones relacionados con el contexto de la iniciativa MTDI. El F49 identificó la oportunidad de alinear el léxico, es decir, comparar el léxico de MTDI con otros glosarios establecidos y de renombre para categorizar las coincidencias exactas, las coincidencias con diferencias y los términos que faltan. El subcomité de terminología se hizo cargo de este trabajo y ya se han completado las siete primeras comparaciones.

Sin embargo, el principal problema que la iniciativa MTDI identificó como un impedimento para la circulación de la carga de entrada y salida de EE. UU. fue una interpretación más coherente del término “disponibilidad de contenedores”. El trabajo de F49.04, y el elemento de trabajo WK87207, cobran importancia aquí.

“La disponibilidad de contenedores tiene básicamente dos aspectos principales”, indica Voorspuij. “¿Cuándo estará listo y podrá iniciar su próximo movimiento de transporte? ¿Y cómo facilita información oportuna y precisa a la próxima parte implicada en relación con el contenedor que está o estará disponible?”.

Actualmente, según Voorspuij, hay bastante confusión entre las partes interesadas sobre qué condiciones deben cumplirse para que un contenedor esté disponible, lo que se refiere al primer aspecto. Para tratar esta situación, dice: “Nuestro subcomité identificó que usualmente hay 12 pasos o más en el ciclo de vida del transporte de carga en contenedores en el transporte internacional de dicha carga, donde el concepto de “disponibilidad del contenedor” es importante para coordinar las actividades entre las partes interesadas involucradas”.

En cuanto a la mejora de la comunicación (el segundo aspecto), señala que también es insuficiente el intercambio de información oportuna, precisa y confiable entre las partes interesadas que deben planificar y ejecutar el siguiente movimiento de transporte del contenedor.

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Estas cuestiones se están abordando en WK87207, que podría convertirse en una práctica recomendada que describa el proceso de extremo a extremo, así como las necesidades de intercambio de información en cada etapa de dicho proceso. “Eso permitirá a las partes interesadas intercambiar la información necesaria de forma oportuna para una buena coordinación de las actividades. Estos intercambios pueden ser voluntarios o requeridos por futuras reglamentaciones de la FMC”, agrega Voorspuij.

Un torrente de actividad

Es poco probable que un profesional de Transporte y Logística (T&L) considere las interrupciones de la cadena de suministro derivadas de la pandemia como algo menos que no un desastre. A pesar de ello, sirvieron tanto de advertencia como de llamada de atención.

Voorspuij considera que la pandemia ha provocado que se dé más atención a dos aspectos fundamentales: 1) la necesidad de mejorar la colaboración y coordinación para garantizar que las organizaciones de T&L puedan atender las necesidades de las BCO en cadenas de suministro que dependen de redes internacionales; 2) el aumento de la digitalización de las operaciones de T&L.

“Las organizaciones que desean colaborar y coordinar deben intercambiar mucha cantidad de información de forma rápida y simple”, indica. “Eso solo es posible si se hace de forma digital. Digitalizar documentos de papel como conocimientos de embarque e intercambiarlos en segundos reduce costos y demoras. Además, la exigencia de las autoridades para presentar cada vez más información en formato electrónico/digital es cada vez más acentuada”.

“La concienciación de las muchas vulnerabilidades que pueden producirse durante el proceso de movimiento de mercancías es más conocida por un mayor número de personas que nunca”, señala Darden. “Las cadenas de suministro han funcionado durante décadas en las trastiendas de almacenes y centros de terminales, mayormente con papel procesado manualmente y fotocopias enviadas por correo, correo electrónico, fax o transmitidas por lotes. Tradicionalmente, los representantes de ventas de los transportistas traían donuts o pizzas para ganar la oportunidad de cotizar alguna carga”.

En opinión de Darden, el COVID-19, cambió todo eso. Las listas de las necesidades de transporte de las empresas de carga se digitalizaron y se introdujeron en plataformas tecnológicas que intentaban hacer coincidir estas necesidades con las opciones disponibles, sin intervención humana. “La tecnología de coincidencia de cargas llenó este vacío para hacer coincidir y organizar transacciones, pero también reveló un problema de coherencia de datos que se manejó con interfaces de programación de aplicaciones, o API, personalizadas”, comenta Darden.

En el desorden de esta transformación impulsada por la pandemia, el intercambio de datos sensibles no estaba suficientemente protegido y, en palabras de Darden: “En poco tiempo, agentes malintencionados empezaron a aprovecharse de prácticas no estandarizadas. No debe contarse con las buenas intenciones y falta la capacidad de las autoridades gubernamentales para hacer cumplir la reglamentación a tiempo. El resultado es que el mundo del proceso de movimiento de mercancías es muy volátil e impredecible. Nuestro objetivo es diseñar el marco para que los mensajes estructurados lleven información; entregar el mensaje que lleva la información al destinatario; y asegurar que el mensaje enviado transmita el mismo mensaje a través de su recepción y uso”.

Según el presidente del F49, Jeff Weiss, el comité está preparado para afrontar el reto. “A nivel general, el F49 está creciendo y hay mucho trabajo interesante en curso”.

“Tenemos más de una docena de estándares en desarrollo”, indica. “La cantidad de miembros aumenta constantemente, los organismos federales participan en los trabajos y estamos explorando activamente asociaciones de colaboración con SDO, asociaciones y otras entidades afines.

Además de los estándares relativos a la información digital en el proceso de movimiento de mercancías, hemos ampliado el enfoque de nuestro comité a los estándares para garantizar la autenticidad de dicha información”.

Voorspuij señala que el F49 es actualmente uno de los pocos grupos que analiza todo el campo de las GMP, con énfasis en las perspectivas de la BCO y la cadena de suministro. “Además, el F49 ha declarado explícitamente más de una vez, que quiere apoyarse en estándares ya disponibles de otras fuentes, en lugar de reinventarlos”, agrega. “Eso significa que es mucho más probable que los resultados de los esfuerzos del comité sean inmediatamente interoperables con estándares de otras fuentes que a menudo ignoran los estándares preexistentes”.

Si desea más información o participar, póngase en contacto con Jennifer Tursi, responsable de personal del F49.

Jack Maxwell es escritor independiente y reside en Westmont, Nueva Jersey, EE. UU.