Consejos para la construcción de consenso de forma remota

En estos tiempos difíciles, ¿las iniciativas de desarrollo de estándares necesariamente se detienen? No, ¿pero cómo hacemos para que las cosas sigan funcionando?

Por Scott Orthey

El desarrollo de estándares tiene lugar principalmente en la web. Sin embargo, tendemos a depender de reuniones cara a cara para realizar el desarrollo de contenido y las negociaciones después de la votación.

Frente a las recientes cancelaciones de reuniones, los grupos de trabajo y subcomités pueden aprovechar nuestras herramientas web para continuar con el trabajo en
 estándares, incluidos los análisis críticos posteriores a la votación, sin reunirse en persona.

Para obtener más información, haga clic aquí.

Áreas de colaboración

Las áreas de colaboración para elementos de trabajo en línea están específicamente diseñadas para lograr consenso sobre estándares en borrador o revisiones antes de la votación, y están diseñadas para ser simples y sencillas. Después de iniciar sesión en Mi ASTM [My ASTM], encontrará Mis áreas de colaboración [My Collaboration Areas] en Mis comités [My Committees], en el menú desplegable Mis herramientas [My Tools] que está en el lado derecho de la página.

Básicamente, las áreas de colaboración incluyen herramientas para el desarrollo de borradores tales como borradores de publicaciones, capacidades de encuesta, archivos relacionados, discusiones y muchas otras funciones útiles, incluidos elementos de comunicación con el participante tales como correo electrónico y programación de reuniones en línea.

Para obtener más información, haga clic aquí.

Reuniones virtuales

Las reuniones virtuales, que combinan teleconferencia y uso compartido de documentos, alientan también la participación al brindar a los miembros del equipo de trabajo la oportunidad de analizar un borrador de forma remota pero en tiempo real. La flexibilidad y la interactividad hacen destacar a esta opción. Para aprovechar las reuniones virtuales, use la función Programar una reunión en línea [Schedule an Online Meeting] en el área de colaboración, o comuníquese con su gerente de personal.

Las reuniones virtuales pueden ser efectivas para resolver desaprobaciones en votaciones o para colaborar con el contenido a votar. El personal puede enviar invitaciones a miembros e invitados para cualquier día y hora necesarios, siempre que no haya conflicto con una reunión programada con anterioridad.

Agendas

Para su reunión, considere usar Crear mi agenda [Create my Agenda] para hacer una lista general de las actividades de un subcomité (una que puede editarse). En Mis herramientas [My Tools] en el botón Reuniones, minutas y agendas [Meetings, Minutes & Agendas] encontrará Crear mi agenda [Create My Agenda].

Después de hacer clic en Crear mi agenda [Create My Agenda], se le pedirá que seleccione un subcomité y que ingrese la fecha, ubicación y hora de la reunión. Los datos de la fecha, ubicación y hora son meramente para informar en la agenda. No requieren validación ni se guardan para ninguna otra acción futura de ningún tipo. Esta herramienta crea su agenda de forma automática con resultados de votación (votaciones cerradas desde la última reunión) y negativas pendientes que necesiten resolución (antes de la última reunión).

Su agenda se creará en un documento de Microsoft Word, y puede extraer solamente aquellas partes que su grupo de trabajo necesite para la reunión virtual.

Votación

Las teleconferencias grandes dificultan la votación. En lugar de manejar las negativas en una reunión virtual, intente someterlas a votación.

Si tiene votos negativos en una votación, considere hacer reuniones más pequeñas de grupos de trabajo y generar recomendaciones que puedan someterse a votación, si fuera necesario. Por ejemplo, invite al votante negativo, al contacto técnico y a los miembros clave a una reunión virtual para acordar una solución. Si la solución no resulta convincente o no es adecuada del todo, entonces podrá someterse a votación.

Trabaje con su gerente de personal para ver si podría hacerse una votación donde se sometan a votación las negativas que permita que el elemento avance al mismo ritmo en que lo hubiera hecho si el comité se hubiera reunido en persona.

Para votar las principales negativas del comité, necesitará el permiso del presidente y vicepresidente. Para las negativas del subcomité, solamente necesita el permiso del vicepresidente.

Teléfono y correo electrónico

No subestime el poder de las llamadas uno a uno y de los correos electrónicos con los votantes negativos. Consulte este sitio.

¿Preguntas? Comuníquese con su gerente de personal.